العملية الادارية ووظائف المشروع الحديث

  طباعة ١٥ يناير. ٢٠١٦

العملية الادارية ووظائف المشروع الحديث

يجب ان نتعلم بعد الإنتهاء من هذا الشرح ما يلي :-

* التمميز بين وظائف الادارة المختلفة .

* يدرك المعنى المقصود بالنظرة الشمولية لوظائف المدير وعناصر الادارة  في المشروعات .

* يشرح العلاقة بين وظائف المدير ووظائف المشروع مع التفرقة بينهما .

حمل المادة بصيغة الـ Pdf من هنا 

مقدمة

مهام الادارة في المنظمات الحديثة تنحصر في التخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة  وايضا تكوين وتنمية الكفاءات  ، وهذا التنظيم يميز بوضوح تام وظائف المديرين واجه النشاط غير الادارية التي يقوم بها الشخص الفني المتخصص في اي مجال من المجالات

وظائف الادارة

أولا : التخطيط

 يعد التخطيط هو الوظيفة الادارية الاولى التي تسبق اي وظيفة إدارية اخرى

والتخطيط هو الاعداد المسبق لاي نشاط او عمل من الاعمال التي ينبغي على المنظمة القيام بها لتحقيق أهدافها .

أهمية التخطيط

      التخطيط ليس كلمة يتلفظ بها المديرين .

      يعتبر التخطيط هو المرشد الذي يهدف إلى التغيير في أجزاء المنظمات .

      يساعد التخطيط في تركيز الجهود في إتجاه الاهداف العامة والمشتركة .

      يتعتبر التخطيط الاساس للعملية الرقابية .

   يتعتبر التخطيط نمطا حضاريا ً لتفاعل المديرين عند مختلف المستويات وفي مختلف المجالات .

      يعتبر التخطيط بمثابة عقد إجتماعي بين مختلف الاطراف المرتبطة بالمنشاة .

      يعتبر التخطيط بديلا للعشوائة .

      يساعد التخطيط على ترشيد إستخدام الموارد المتاحة سواء مالية أو بشرية .

      يعتبر التخطيط وسيلة للتحوط ضد عدم التاكد

      يساعد التخطيط في تقليل الصراع الناتج من إختلاف وجهات النظر وتعارض المفاهيم . 

العوامل المؤثرة في التخطيط

      عوامل بيئيية

      عوامل تنظيمية

اولا :  العوامل البيئية

      النظام الاجتماعي بما يشمل من طبقات .

      النظام الاقتصادي

      النظام التشريعي .

      النظام الثقافي

      والنظام التعليمي ومستوى البرامج التعليمية .

ثانيا :  العوامل التنظيمية  

      تتثمل في الفلسفة الادارية

      والنمط التنظيمي السائد

      مستوى الموضوعية والدقة

      درجة المركزية واللامركزية السائد في المنشأة

      المهارات المتاحة للعملية التخطيطية

      حدود التدخل الحكومي في صنع القرارات

      خصائص البيئة او المناخ التنظيمي

      الخبرة السابقة في مجال التخطيط

      النظم الرقابية السائدة وقدرتها على إكتشاف الاخطاء 

ثانيا : التنظيم  

تتلخص مها هذه الوظيفة في

تنفيذ الانشطة التي تنطوي عليها وظيفة التنظيم تمثل عملية بناء الهيكل التنظيمي للمنظمة

تحديد المهام والعلاقات الرسمية والتقيد بها

ومن هذه الانشطة

      وضع المهام الرسمية المطلوب أدائها .

      تجميع تلك المهام داخل وحدات تنظيمية أقسام .

      تخصيص الموارد المختلفة لكل قسم من الاقساك

      تقسيم العمل إلى وظائف محدده على العاملين بالمنظمة

      تخصيص السلطة اللازمة كقيام كل فرد باداء مهام وظيفته

      تحديد المسئوليات التي يتم محاسبة كل فرد على أساسها

      التسيق بين المهام التنظيمية المتنوعة

      تحديد نطاق الاشراف الواجبة التطبيق

      رسم خطوط إنسياب السلطة داخل المنظمة

      تحديد

      تحديد درجة المركزية واللامركزية المطلوبة في إتخاذ القرارات .

ثالثا : التوجية والقيادة  

من المهام الاساسية للمدير إثار حماسة الموظفين وتحفيزهم على غنجاز المهام المطلوبة منهم كما يجب  وولتوجيه ثلاثة عناصر

      القيادة .

      الحوافز .

      الاتصال

ولعل من اهم هذه الاعناصر القيادة الفعالة .

وتعرف القيادة على انها : عملية إثارة الدافعية للمرؤسين وإنتقاء قنوات الاتصال  الفعالة وحل التعارضات التي تنشأ بين الافراد .

نواحي التمييز بين الادارة والقيادة 

رابعاَ : الرقابة وتقييم الاداء   

تتتعلق هذه المهمة بمراقبة النتائج لما كان مخطط له ولانجاز هذه المهمة على أكمل وجه  يجب

   متابعة جميع الانشطة بغرض التاكد من سير العمل نحو الهدف تحقيق النتائج المستهدفة .

   عدم الانتظار حتى يحدث الانحراف بين الاداء الفعلي والاداء المخطط له بل يجب إتخاذ الاجراءات التصحيحية لتجنب ظهوره .

      اتخاذ التصرف الاداري حال ظهور الانحراف ذات الدلالة .

  آلية عملية الرقابة

تتم عملية الرقابة من خلال ثلاث مراحل وهي

      قياس الاداء الفعلي .

      مقارنة الاداء الفعلي بالمعياري .

      إتخاذ التصرف الاداري .

 أنواع النظم الرقابية

      رقابة مسبقة .

      رقابة متزامنة .

      رقابة لاحقة .

 مداخل تصميم النظم الرقابية

      مدخل الرقابة السوقية .

      مدخل الرقابة البيروقراطية .

      مدخل رقابة الثقافة التنظيمية .

مواصفات النظام الرقابي الفعال

      الدقة .

      التوقيت الملائم .

      الاقتصاد .

      القابلية للفهم .

      المعايير الموضوعية .

      موجه إستراتيجياً .

      موجه بالاستثناء .

      متعدد المعايير .

      التصرف التصحيحي .

العلاقة بين وظائف الادارة ووظائف المشروع

إن المشروع يجب أن يضع لنفسة إطار متكامل للادارة كما يحتاج المشروع إلى المديرين في جميع مستوياته الادارية ويتركز الناط حول ( الانتاج ، البيع ، والتمويل ) كما تتفرع هذه المحاور إلى عدة وظائف وهذه الوظائف هي الشراء وتدابير الاحتياجات والانتاج والتخزين وبيع والتمويل ودراسة السوق والعلاقات العامة البحوث والتطوير وغير ذلك . 

 

تحميل الملف