اخر الاخبار
أتمتة تقارير المحاسب في إكسيل: أدوات تُوفّر ساعات كل شهر أخطاء يقع فيها الذكاء الاصطناعي في المحاسبة: كيف تكتشفها قبل أن تكلّفك أتمتة إدخال الفواتير: من الورقة إلى القيد بأقل مجهود يدوي

اخبار المجلة

اعداد المجلة
كن على اتصال
الاقسام المشابهه
إعلان
النشرة الاخبارية
العلامات
إعلان
نظام قيود يومية وميزان مراجعة إكسيل
قالب إكسيل

نظام قيود يومية وميزان مراجعة إكسيل

ليس كل نشاط صغير يحتاج برنامجًا محاسبيًا مدفوعًا، لكن كثيرًا من أصحابه يريدون شيئًا أفضل من دفتر الصندوق: قيودًا حقيقية بمدين ودائن، وميزان مراجعة يتّزن، وصورة عن الربح. هذا الملف يعطيك ذلك بأقل ما يمكن من التعقيد. كيف هو مبنيّ أربع أوراق تعمل معًا: شجرة الحسابات: كود واسم ونوع لكل حساب (أصول، خصوم، حقوق ملكية، إيرادات، مصروفات). فيها ستون سطرًا، والمكتوب منها أمثلة لنشاط تجاري صغير. القيود: تسجّل كل قيد بأسطره: رقم القيد والتاريخ وكود الحساب والبيان ومبلغ مدين أو دائن. اسم الحساب يظهر وحده من الكود. ميزان المراجعة: يرحّل القيود تلقائيًا، فتجد لكل حساب إجمالي المدين والدائن والرصيد، وفي آخر الصفحة عبارة تقول إن كان الميزان متزنًا. القوائم المختصرة: إيرادات ومصروفات وصافي الربح، ثم الأصول والخصوم وحقوق الملكية وفرق المعادلة المحاسبية. مراقبة الأخطاء في ورقة القيود عمود اسمه «فرق القيد»: لكل رقم قيد يجمع الملف المدين والدائن في كل أسطره ويعرض الفرق. يجب أن يكون صفرًا. فإن ظهر رقم آخر أُضيء السطر بالأحمر، فتعرف أي قيد غير متزن قبل أن تكتشف ذلك عند الميزان. وإن كتبت كود حساب غير موجود في الشجرة يظهر «كود غير موجود». ما لا يفعله هذا ليس نظامًا محاسبيًا متكاملًا. لا يقفل السنة ولا يرحّل الأرباح، ولا يتعامل مع عملات متعددة أو ضرائب، ولا يمنع أحدًا من تعديل قيد قديم. والقوائم المختصرة تجميع لأرصدة الحسابات بحسب نوعها، وليست قوائم مالية بالصيغة الرسمية. استخدمه لتنظيم الحسابات ولتعلم دورة القيد، ولمنشآت لا تزال صغيرة. الأرقام الموجودة (رأس مال 100 ألف، شراء معدات، مبيعات، رواتب) قصة نشاط صغير في شهر واحد، لتجد كل شيء يعمل حين تفتح الملف. امسح القيود وعدّل الحسابات ثم ابدأ من عندك. أسئلة شائعة كم قيدًا يتسع؟ 500 سطر في ورقة القيود، أي مئتان وخمسون قيدًا تقريبًا من سطرين. للمزيد انسخ الملف لفترة جديدة. هل أستطيع إضافة حسابات؟ نعم، في ورقة الشجرة ما يصل إلى 60 حسابًا. أضف الحساب في أول سطر فارغ، ولا تنس نوعه لأن القوائم المختصرة تعتمد عليه. ولمتابعة العملاء بعد ذلك جرّب كشف حساب عميل أو مورد، وللجرد راجع كشف حركة المخزون. داخل الملف ورقة «عن المجلة» تعرّف بالموقع وبباقي القوالب والأدوات المجانية.

كشف حركة المخزون إكسيل
قالب إكسيل

كشف حركة المخزون إكسيل

المخزن الصغير في الغالب لا يحتاج نظامًا كبيرًا. يحتاج أن تعرف كم الموجود من كل صنف، ومتى يجب أن تطلب. هذا الكشف يعطيك ذلك على صفحة واحدة. ماذا يحسب لكل صنف تكتب الكود والاسم والوحدة، ورصيد أول المدة، ومجموع ما دخل وما خرج خلال الفترة، وتكلفة الوحدة، وحد الطلب. الملف يحسب الرصيد الحالي (أول المدة + وارد − منصرف)، وقيمة المخزون لكل صنف (الرصيد × التكلفة)، وإجمالي القيمة في آخر الكشف. وعمود «الحالة» يكتب «يحتاج طلب» بالأحمر حين يصل الرصيد إلى حد الطلب أو أقل، وإلا «كافٍ». مثال سريع ورق التصوير: بدأنا بـ 60 رزمة، ودخل 40 وخرج 55، فالرصيد 45. وحد الطلب 20، فالصنف كافٍ. أما الحبر فرصيده 5 وحد الطلب 5، فيظهر «يحتاج طلب». الأصناف والأرقام هنا أمثلة للتوضيح؛ امسحها وأدخل أصنافك. كيف تعمل به شهريًا في آخر كل فترة (شهر أو أسبوع) اجمع ما دخل وما خرج من كل صنف من الفواتير وأذونات الصرف واكتبها في العمودين. وفي الفترة التالية انسخ الملف واجعل «رصيد أول المدة» هو الرصيد الحالي للفترة السابقة، وصفّر الوارد والمنصرف. بهذا يبقى لديك ملف لكل فترة. حدود مهمة التكلفة هنا رقم واحد لكل صنف، فلا يفرّق الملف بين دفعات اشتُريت بأسعار مختلفة (لا يطبّق الوارد أولًا صادر أولًا ولا المتوسط المرجّح). فإن كانت أسعار الشراء تتغير كثيرًا فحدّث تكلفة الوحدة بمتوسطها بنفسك. وإن كنت تحتاج جردًا محاسبيًا مدققًا فاستخدم الملف كأداة مساعدة فقط وقارنه بالجرد الفعلي. ولتسجيل مصروفات الشراء ومتابعة الصندوق، راجع دفتر اليومية. داخل الملف ورقة «عن المجلة» تعرّف بالموقع وبباقي القوالب والأدوات المجانية.

فاتورة مبيعات إكسيل جاهزة للطباعة
قالب إكسيل

فاتورة مبيعات إكسيل جاهزة للطباعة

لو تعمل بمفردك أو في نشاط صغير وتحتاج فاتورة تُرسلها لعميل أو تطبعها، فلا تحتاج برنامجًا لهذا. نموذج على ورقة A4 واحدة، وتغيّر فيه اسمك والبنود وينتهي الأمر. مكونات الفاتورة في الأعلى اسم نشاطك وعنوانه وبيانات التواصل. ثم رقم الفاتورة وتاريخها واسم العميل ورقمه الضريبي إن وجد. بعدها جدول بـ 15 بندًا: البيان، والكمية، وسعر الوحدة، وخصم بالنسبة المئوية إن أردت، ويحسب الملف إجمالي كل بند. وفي الأسفل الإجمالي قبل الضريبة، ونسبة الضريبة، وقيمتها، والإجمالي المستحق، وسطر للشروط ومكان للتوقيعين. عن نسبة الضريبة وضعنا 14% كمثال في خانة النسبة، ولا يعني ذلك أنها النسبة عندك. اكتب النسبة المعمول بها في بلدك، أو صفرًا إن كنت غير مسجّل في ضريبة المبيعات. وللتنبيه: هذا نموذج للاستخدام العملي، وليس فاتورة إلكترونية معتمدة، فإن كانت بلدك تشترط الفاتورة الإلكترونية أو نظامًا ضريبيًا محددًا فلا يغني هذا الملف عنه. لتجهيزها للطباعة غيّر الخانات الصفراء الأولى إلى بيانات نشاطك، وستبقى كما هي في كل فاتورة تنسخها. لكل فاتورة جديدة احفظ الملف باسم جديد، أو انسخ الورقة داخل الملف، وغيّر الرقم والتاريخ والعميل والبنود. اطبع من قائمة File ثم Print، فالصفحة مضبوطة على ورقة A4 واحدة. إن أردت أن يحتفظ الملف بسجل كل الفواتير، فالأفضل ملف مستقل مثل دفتر اليومية تسجّل فيه ما يُحصَّل من كل فاتورة. داخل الملف ورقة «عن المجلة» تعرّف بالموقع وبباقي القوالب والأدوات المجانية.

جدول إهلاك الأصول الثابتة إكسيل
قالب إكسيل

جدول إهلاك الأصول الثابتة إكسيل

لا يسهل على كثير من المحاسبين حساب إهلاك الأصول شهرًا بشهر يدويًا، خصوصًا إن اشتُريت الأصول في تواريخ مختلفة. هذا الملف يعطيك سجلًا للأصول وإهلاكها بطريقة القسط الثابت، ويجيب عن السؤال: «كم مجمع الإهلاك وكم القيمة الدفترية في تاريخ كذا؟». ورقة «الأصول» لكل أصل تكتب الاسم وتاريخ الشراء والتكلفة والقيمة التخريدية والعمر الإنتاجي بالسنوات. ثم تكتب في الأعلى «تاريخ التقرير»، فيحسب الملف الإهلاك السنوي وعدد الأشهر المهلكة حتى ذلك التاريخ ومجمع الإهلاك والقيمة الدفترية. غيّر التاريخ إلى نهاية الشهر أو السنة التي تريدها وستتغير الأرقام معه. كيف يحسب الإهلاك السنوي = (التكلفة − القيمة التخريدية) ÷ العمر. ويُحسب الإهلاك شهريًا (السنوي ÷ 12) ابتداءً من شهر الشراء نفسه كاملًا. فمن اشترى أصلًا يوم 20 يبدأ إهلاكه من ذلك الشهر. وهذا افتراض شائع لكنه ليس الوحيد؛ فبعض الشركات تبدأ من الشهر التالي أو تحسب بالأيام بحسب سياسة المنشأة. فاعرف السياسة المتبعة عندكم قبل اعتماد الأرقام. ويتوقف الإهلاك تلقائيًا حين يصل مجمع الإهلاك إلى (التكلفة − القيمة التخريدية)، فلا تنزل القيمة الدفترية عن التخريدية. ورقة «جدول سنوي» هذه لأصل واحد تريد أن ترى مساره سنة بسنة: القيمة أول السنة، إهلاك السنة، المجمع، والقيمة آخر السنة. اكتب التكلفة والتخريدية والعمر (حتى 20 سنة) فيظهر الجدول. ما لا يفعله الملف لا يحسب طرقًا أخرى مثل القسط المتناقص أو وحدات الإنتاج. لا يتعامل مع استبعاد الأصل أو بيعه، فإذا بِيع أصل احذفه من السجل واحسب الربح أو الخسارة بنفسك. لا يفرّق بين الإهلاك المحاسبي والضريبي. الأصول المكتوبة في الملف (سيارة، حاسب، أثاث) أمثلة، فامسحها وأدخل أصولك. داخل الملف ورقة «عن المجلة» تعرّف بالموقع وبباقي القوالب والأدوات المجانية.

دفتر يومية إيرادات ومصروفات إكسيل
قالب إكسيل

دفتر يومية إيرادات ومصروفات إكسيل

صاحب المحل أو العمل الحر غالبًا لا يحتاج قيودًا محاسبية مزدوجة، يحتاج فقط أن يعرف: دخل كام، وصرف كام، وفاضل كام معي. هذا الدفتر صُمّم لهذا الغرض، وهو أقرب إلى «كراسة الصندوق» لكن بحسابات تلقائية. كيف تسجّل في ورقة «اليومية» كل حركة في سطر: التاريخ والبيان والتصنيف، ثم تكتب المبلغ في خانة «وارد» إن كان دخلًا أو في «منصرف» إن كان مصروفًا (واحدة فقط لكل سطر). عمود «الرصيد» يعرض الرصيد بعد كل حركة، ويبدأ من «رصيد أول المدة» الذي تكتبه في الأعلى. ورقة الملخص تكتب فيها السنة، فتظهر لك إجمالي الوارد والمنصرف والصافي لكل شهر، وبجانبه جدول آخر بالتصنيفات (إيجار، رواتب، مبيعات، ...) وكم جاء أو خرج تحت كل تصنيف في تلك السنة. هذه التصنيفات هي نفسها القائمة المنسدلة في عمود التصنيف، فإن أردت تصنيفًا جديدًا اكتبه في الخانات الصفراء الفارغة أسفل القائمة. حدود الملف هذا دفتر نقدي، أي أنه يسجّل ما دخل وخرج فعلًا. لا يتابع ديون العملاء ولا الموردين ولا المخزون، ولا يُنتج قوائم مالية. فإن كنت تحتاج ذلك فالأنسب برنامج محاسبي، أو انتقل إلى ملفات أخرى مثل كشف حركة المخزون. ومع ذلك يفي بالغرض تمامًا لمتابعة حساب صغير ومعرفة أين تذهب الفلوس آخر الشهر. ولا تنس أن الحركات التجريبية الموجودة في الملف للتوضيح فقط، فاحذفها قبل أن تبدأ، واكتب رصيد أول المدة الحقيقي. أسئلة شائعة هل يعمل على الجوال؟ يفتح في تطبيق Excel وGoogle Sheets، لكن التسجيل أسهل من الحاسب. كم سطرًا فيه؟ 500 سطر في الورقة الواحدة. إن امتلأت فاحفظ نسخة جديدة للشهر أو السنة التالية واكتب رصيد أول المدة من آخر رصيد. داخل الملف ورقة «عن المجلة» تعرّف بالموقع وبباقي القوالب والأدوات المجانية.